業務マニュアルを作りたい、研修スライドを用意したい、よくある質問をまとめたいと思っても、日常業務の中でゼロから文章を書くのは大変です。

そこで使いやすいのが、研修や業務説明を録音し、それをAIで整理して資料化する方法です。

普段の説明、ベテラン社員の口頭ノウハウ、新人研修、業務引き継ぎの会話を録音して文字起こしすれば、マニュアルや研修資料の材料になります。

さらに、整理した内容をFAQにしたり、社内用チャットボットの元データにしたりすることもできます。

この記事では、録音から社内マニュアル、研修スライド、FAQ、チャットボットを作る流れを解説します。

まず研修や業務説明を録音する

最初にやることは、完璧な資料をいきなり作ることではありません。

まずは、普段社内で説明している内容を録音するところから始めます。

新人に仕事を教える場面や、担当者が業務の流れを説明する場面には、マニュアルや研修資料の材料になる情報がたくさん含まれています。

たとえば、次のような場面が材料になります。

録音するときは、最初からきれいに話そうとしなくても大丈夫です。

話が前後していても、あとからAIで「手順」「注意点」「よくある質問」に分けられます。

ただし、個人情報、顧客名、取引先名、金額、パスワード、機密情報などは録音や文字起こしに含めないよう注意します。

社内教育の資料作りは、まず現場で実際に話されている説明を集めるところから始めると進めやすくなります。

文字起こししてAIで要点を整理する

録音した内容は、文字起こししてからAIに整理させます。

文字起こしの文章は、そのままだと読みにくいことが多いです。

口ぐせ、言い直し、話の脱線、順番の前後があるため、社内資料として使うには一度整える必要があります。

AIには、次のように依頼できます。

> この文字起こしを、社内マニュアルの材料として整理してください。「目的」「準備するもの」「基本手順」「注意点」「よくある質問」「確認チェック」に分けてください。

この時点では、デザインを整えるよりも、内容の分類を優先します。

まずは次の形に分けると使いやすくなります。

録音をAIで整理すると、口頭でしか伝わっていなかったノウハウを、共有しやすい形に変えられます。

社内マニュアルにする

要点を整理したら、まずは社内マニュアルにします。

マニュアルで大切なのは、長く詳しく書くことではなく、作業中に見ても迷わないことです。

おすすめの構成は次の通りです。

たとえば、請求書発行、見積作成、予約受付、問い合わせ返信、日報作成、ファイル保存ルールなどは、この形にすると整理しやすいです。

AIに作らせた文章は、そのまま完成版にしません。

実際の業務手順と合っているか、古いルールが混ざっていないか、現場の人が読んで分かるかを確認します。

マニュアルは、AIが作る文章よりも、現場の確認を通して使える形に直すことが重要です。

関連記事岐阜の企業がDXでまず標準化すべき業務10選｜属人化を減らす進め方岐阜の中小企業向けに、DXを始める前に標準化したい業務10選を解説。見積、受注、請求、在庫、日報など属人化しやすい業務を整理し、無理なくデジタル化へ進める考え方を紹介します。

研修スライドにする

同じ内容を、研修スライドにも展開できます。

マニュアルは見返す資料ですが、研修スライドは説明を聞きながら理解するための資料です。

そのため、文字を詰め込みすぎず、1枚1メッセージにします。

AIには、次のように依頼できます。

> このマニュアルを、30分の新人研修スライド構成にしてください。スライドごとに「タイトル」「話す要点」「具体例」「注意点」を分けてください。

スライド構成は、次のようにすると分かりやすくなります。

図解やイラストを使う場合も、飾りとして入れるのではなく、流れや判断ポイントを分かりやすくするために使います。

研修スライドは、きれいに見せるためではなく、説明する人が話しやすく、聞く人が理解しやすい形にすることが大切です。

関連記事岐阜市で生成AI研修を導入するメリットと研修内容の選び方岐阜市の中小企業向けに、生成AI研修を導入するメリット、研修で扱うべき内容、社内定着につながる選び方を解説します。

FAQにして質問に答えやすくする

録音や研修内容からは、FAQも作れます。

新人が何度も聞くこと、担当者が迷いやすいこと、ミスが起きやすいことは、Q&A形式にしておくと便利です。

AIには、次のように依頼できます。

> この研修内容から、新人が質問しそうな内容をFAQ形式で20個作ってください。回答は社内向けに短く、判断に迷う場合の相談先も入れてください。

FAQに向いているのは、次のような内容です。

FAQを作っておくと、研修後に同じ質問がくり返される負担を減らせます。

研修内容をFAQ化すると、教える側の負担を減らし、聞く側も自分で確認しやすくなります。

社内チャットボットの元データにする

マニュアルやFAQが整ってくると、社内チャットボット化も考えられます。

チャットボットにすると、社員が「請求書の保存場所は？」「この問い合わせは誰に回す？」「AIに入力してはいけない情報は？」のように質問しやすくなります。

ただし、いきなりチャットボットを作るより、先に元になる資料を整えることが大切です。

チャットボットの元データとして使いやすいのは、次のような資料です。

元データが古い、内容が矛盾している、担当者が不明なままだと、チャットボットも正しく答えられません。

そのため、チャットボット化する前に、情報の更新日、担当部署、確認者、問い合わせ先を入れておくと安心です。

チャットボットは魔法の相談窓口ではなく、整理された社内資料を探しやすくする仕組みとして考えると導入しやすいです。

作る時の注意点

録音、文字起こし、AI整理、チャットボット化は便利ですが、社内情報の扱いには注意が必要です。

最低限、次のルールを決めておきましょう。

AIで作った資料は、自然な文章に見えても間違いが含まれることがあります。

会社のルール、法律、労務、安全管理、金額、契約、個人情報に関わる内容は、必ず人が確認します。

AIには整理と下書きを任せ、最終確認は現場の担当者と責任者が行う流れにしましょう。

関連記事岐阜市の会社がChatGPTを導入する前に決めるべき社内ルール岐阜市の中小企業向けに、ChatGPT導入前に決めるべき入力禁止情報、確認体制、業務利用範囲、社員教育などの社内ルールを解説します。

まずは1つの研修から始める

最初から会社全体のマニュアルやチャットボットを作ろうとすると、範囲が広くなりすぎます。

まずは、1つの研修、1つの業務説明、1つのよくある質問集から始めるのがおすすめです。

たとえば、次のようなテーマが始めやすいです。

1回録音して、文字起こしし、AIで整理し、マニュアルとFAQにする。

そこまでできたら、次に研修スライド化やチャットボット化を検討します。

小さく始めて、資料を増やしながら社内教育の仕組みにしていく方が、現場にも定着しやすくなります。